Практическое руководство к программе автоматизации бухгалтерского и управленческого учета предприятия

Практическое руководство к программе автоматизации бухгалтерского и управленческого учета предприятия

УСТАНОВКА ОДНОПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКОЙ ВЕРСИИ ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ

Программный продукт ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ предназначен для работы в операционной системе Windows. Убедитесь, что ваш компьютер соответствует требованиям, указанным в технической документации (на упаковке).

Установите в компьютер компакт-диск ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ. На экране автоматически появится окно установки. Для установки программы ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ нажмите на кнопку «Установить ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ».

После этого стартует программа установки, которая проверит на вашем компьютере установленные компоненты и выдаст на экран приглашение. Для установки программы нажмите Далее > и следуйте инструкциям, которые выдаются на экран. Рис. 1. Ознакомьтесь с лицензионным соглашением. Если вы согласны выполнять условия соглашения, выберите Я согласен. После чего получите возможность продолжить установку программы.

Рис. 2.

В окне Ввод системной информации выберите вариант Установка новой версии с демонстрационным примером, если вы ставите программу впервые, или Установка новой версии с сохранением имеющихся данных, если вы хотите обновить версию, оставив имеющиеся данные, после чего нажмите кнопку Далее >. Для защиты базы данных от несанкционированного доступа поставьте флаг в поле Использовать защиту базы данных от несанкционированного доступа, после чего введите пароль администратора базы данных в поле Пароль и подтверждение пароля в поле Подтверждение пароля.

Рис. 3.

В окне Информация о пользователе можно указать имя пользователя и название вашей организации. После ввода информации нажмите Далее > .

Рис. 4. В окне Информация о папках требуется задать целевой каталог для установки и нажать кнопку Далее > .

Рис. 5. В окне Подтверждение установки отображаются выбранные параметры установки программы. Если вы хотите поменять какие-либо данные, нажмите < Назад , если всё указано верно, нажмите Далее > . После чего начнётся установка программного продукта. В любой момент пользователь может отменить установку программного продукта ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ, нажав кнопку Отмена.

Рис. 6. После успешной установки программного продукта и необходимых компонентов программа установки завершает работу. Чтобы запустить ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ, поставьте флаг (􀁄) в соответствующее поле, после чего нажмите Закрыть. Для последующей работы с программой на рабочем столе вашего компьютера будет создан ярлык с наименованием ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ.

Рис. 7. При запуске программы ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ запрашивается имя пользователя и пароль. Если на этапе установки вы не задали пароль, то вводить ничего не нужно, нажмите кнопку Выбрать.

Установка многопользовательской версии ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ

Многопользовательская версия программного продукта ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ предназначена для автоматизации финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Программный продукт создан по трехзвенной клиент-серверной архитектуре. В качестве сервера базы данных может использоваться MS Jet - бесплатно распространяемый продукт компании Microsoft, устанавливается вместе с программой или MS SQL Server 2000 и выше, устанавливается самостоятельно. Также в качестве сервера баз данных возможно использование MSDE. Убедитесь, что ваш компьютер соответствует требованиям, указанным в технической документации (на упаковке). Установка производится в следующем порядке: 1. Установка сервера базы данных. 1.1. Если Вы намерены использовать программный продукт ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ совместно с MS Jet (ядро базы данных, которое используется как основа для СУБД Access), то дополнительных настроек не потребуется. 1.2. Если Вы намерены использовать программный продукт ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ на основе MS SQL Server, то вам потребуется установить сначала сервер базы данных MS SQL Server. Установка сервера базы данных MS SQL Server производится согласно справочной системе к MS SQL Server. Дополнительные изменения в настройках по умолчанию не требуются. Подробнее об установке MS SQL Server смотрите в справочной системе, которая находится на установочном диске MS SQL Server. 2. Установка серверной части программного продукта ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ. 3. Установка необходимого количества клиентских частей программы ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ (согласно закупленным лицензиям).

Установка серверной части

Установите в компьютер компакт-диск ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ. На экране автоматически появится окно установки. Для установки программы ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ нажмите на кнопку «Установить ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ».

Рис. 9.

После этого стартует программа установки серверной части, которая проверит на вашем компьютере установленные компоненты и выдаст на экран приглашение. Для установки программы нажмите Далее > и следуйте инструкциям, которые выдаются на экран.

Рис. 10. Ознакомьтесь с лицензионным соглашением. Если вы согласны выполнять условия соглашения, выберите Я согласен. После чего получите возможность продолжить установку программы.

Рис. 11. В окне Настройка сервера БД В процессе установки есть возможность выбора сервера базы данных. При использовании MS SQL Server заполните соответствующие поля: • Имя SQL сервера. Если сервер базы данных установлен на том же компьютере, на котором производится установка серверной части программного продукта ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ - оставьте имя local. • Имя БД. По умолчанию имя создаваемой базы данных – ВС, если такая база данных уже существует, то вы можете изменить заданное по умолчанию имя на другое. • Логин и пароль администратора. Для установки сервера программы ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ необходим доступ к серверу SQL Server c правами администратора, задайте имя (Login) и пароль (Password) пользователя MS SQL c правами администратора (уточните у администратора SQL Server). При использовании MS Jet установите переключатель в положение Jet (все необходимые компоненты установятся автоматически). Для доступа к серверной части посредством протокола TCP/IP необходим постоянный IP адрес компьютера, на котором установлен сервер программы ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ. При запуске программы установки адрес для текущего компьютера определяется автоматически и подставляется в соответствующее поле. При этом он может быть изменен вручную в случае особых требований к конфигурации локальной сети. Для доступа клиентской части программного продукта к серверной части необходима установка номера порта. По умолчанию используется порт 5001, в случае особых требований к конфигурации локальной сети, номер порта может быть изменен (информацию о доступных портах уточните у Вашего технического специалиста).

Рис. 12. В окне Ввод системной информации выберите вариант Установка новой версии с демонстрационным примером, если вы ставите программу впервые, или Установка новой версии с сохранением имеющихся данных, если вы хотите обновить версию, оставив имеющиеся данные, после чего нажмите кнопку Далее >. Для защиты базы данных от несанкционированного доступа поставьте флаг в поле Использовать защиту базы данных от несанкционированного доступа, после чего введите пароль администратора базы данных в поле Пароль и подтверждение пароля в поле Подтверждение пароля.

Рис. 13. В окне Информация о папках требуется задать целевой каталог для установки и нажать кнопку Далее > . Обратите внимание, что дистрибутив клиентской части программы ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ будет размещен в указанной вами директории в папке BCClientSetup.

В окне Подтверждение установки отображаются выбранные параметры установки программы. Если вы хотите поменять какие-либо данные, нажмите < Назад , если всё указано верно, нажмите Далее > . После чего начнётся установка программного продукта. В любой момент пользователь может отменить установку программного продукта ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ, нажав кнопку Отмена.

После успешной установки программного продукта и необходимых компонентов программа установки завершает работу. Чтобы запустить сервер ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ, поставьте флаг (􀁄) в соответствующее поле, после чего нажмите Закрыть.

Рис. 16.

Установка клиентской части

Для установки клиентской части программного продукта ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ выполните следующие действия: Из папки BCClientSetup, находящейся в директории, указанной вами при установке серверной части, скопируйте все находящиеся там файлы на компьютер, где планируется установить клиентскую часть. Замечание: Вы можете открыть доступ к этой папке для чтения с нужного компьютера, и провести установку с сетевого устройства. Запустите файл Setup.exe. После этого стартует программа установки клиентской части, которая проверит на вашем компьютере установленные компоненты и выдаст на экран приглашение. Для установки программы нажмите Далее > и следуйте инструкциям, которые выдаются на экран.

Рис. 17. В окне Информация о папках требуется задать целевой каталог для установки и нажать кнопку Далее > .

Рис. 18. После успешной установки программного продукта и необходимых компонентов программа установки завершает работу. Чтобы запустить ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ, поставьте флаг (􀁄) в соответствующее поле, после чего нажмите Закрыть. Для последующей работы с программой на рабочем столе вашего компьютера будет создан ярлык с наименованием ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ.

Рис. 19. При запуске программы ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ запрашивается имя пользователя и пароль. Если на этапе установки вы не задали пароль, то вводить ничего не нужно, нажмите кнопку Выбрать.

НАЧАЛО РАБОТЫ С ПРОГРАММНЫМ ПРОДУКТОМ

Общие принципы работы

Программа предназначена для работы в операционной системе Windows. Если работа в среде Windows у вас не вызывает затруднений, то этот раздел можно пропустить. На Рис. 21. изображено окно программы в режиме Сведения об организации. В верхней части экрана находится главное меню программы: • Документы – меню для оформления первичных документов; • Действия – меню допустимых действий активного модуля; • Бухгалтерия – меню модуля Бухгалтерия; • Склад – меню модуля Склад; • Торговля – меню модуля Торговля; • Управленческий учет – общее меню для модулей Управленческий учет и Бюджетирование; • Зарплата и кадры – меню модуля Зарплата и Кадры; • Бизнес-процессы – меню модуля Бизнес-процессы; • Отчеты – меню для формирования отчетных документов; • Сервис – меню для установки системных настроек; • Помощь – меню для выбора электронной документации и информации о программе. Для работы с главным меню программы можно воспользоваться мышью или клавиатурой. При работе с меню с помощью клавиатуры нажмите клавишу <F10> или <Alt>, затем при помощи клавиш-стрелок выберите нужный пункт меню и нажмите клавишу <Enter>. Если некоторые пункты меню отображаются серым цветом, значит, в данном режиме они недоступны. Вместе с меню в верхней части экрана располагается ряд пиктограмм. Каждая пиктограмма связана с конкретной функцией программы. При наведении курсора на пиктограмму рядом появляется подсказка – наименование выполняемой функции. Часть пиктограмм отображается в полном цвете – это активные пиктограммы, а часть – серым цветом, это значит, что в данный момент функция недоступна. Например, после внесения изменений в сведения об организации активизируется пиктограмма (Сохранить изменения). После сохранения данных пиктограмма снова становится неактивной.

Рис. 21. В большинстве окон программы на панели инструментов расположена пиктограмма с изображением вопросительного знака – это вызов помощи. Нажав на нее, вы откроете электронную документацию, в которой описывается порядок действий пользователя в данной ситуации. Аналогично вызов помощи производится при нажатии клавиши <F1>. Электронная документация содержит информацию по всем разделам работы с программой. В рабочей области программы отображается обрабатываемая информация. Например, при работе со сведениями об организации слева отображаются разделы и подразделы данных, справа – собственно данные. Если раздел содержит подразделы, то он отображается со знаком [+]. Щелкнув по нему мышкой, вы откроете перечень подразделов, знак [+] изменится на [–]. Чтобы скрыть подразделы, нажмите на знак [–]. Выбрать нужный раздел/подраздел можно также при помощи клавиатуры: ← ↑ → ↓ – выбор раздела/подраздела; <Alt> + <Home> – первый раздел; <Alt> + <End> – последний раздел/подраздел; <+> (на цифровой клавиатуре) – открыть подразделы; <–> (на цифровой клавиатуре) – скрыть подразделы. В рабочей области программы отображаются поля данных. Если в поле справа имеется кнопка- стрелка, значение поля можно выбрать из выпадающего списка (Рис. 21. – поле Организационная форма). Если поле выделено серым цветом, оно недоступно для редактирования (см. Рис. 21. – поле Фактический адрес). Чтобы отредактировать информацию, выберите мышью требуемое поле, введите данные, затем для сохранения изменений нажмите пиктограмму . Все действия с полями можно выполнить с клавиатуры: <Tab> – переход в следующее поле;

Сведения об организации

Для того чтобы в документах автоматически заполнялись реквизиты титульных листов и шапок, необходимо заполнить поля окна Сведения об организации. В программе выберите пункт меню Сервис 􀃖 Сведения об организации. Откроется окно с данными демонстрационной организации (Рис. 21.). Выбирая поочередно каждый раздел/подраздел в левой части рабочей области программы, можно просмотреть все сведения о демонстрационной организации:

• наименование;
• организационная форма;
• юридический и фактический адреса;
• ОГРН;
• сведения о регистрации в ФНС и других внебюджетных фондах;
• коды статистики и виды деятельности;
• сведения о руководителе и главном бухгалтере;
• реквизиты счетов в банках;
• планы счетов;
• модули;
• пользователи.

Организация может иметь несколько расчетных счетов. В пункте меню Действия 􀃖 Новый расчетный счет можно создать новый банковский счет. Заполнением полей окна вводятся платежные реквизиты по всем банковским счетам. Для автоматического заполнения первичных документов, требующих банковских реквизитов, по умолчанию данными основного расчетного счета, поставьте флаг (􀁄) в соответствующем поле. Рис. 23.

Рис. 23. Кроме рабочего плана счетов для бухгалтерского учета организация может иметь план счетов для управленческого учета, для налогового учета, для учета по международным стандартам и т.д. В пункте меню Действия 􀃖 Новый план счетов можно ввести дополнительный план счетов. Здесь задается только перечень систем учета. Настройка планов счетов описана ниже.

Рис. 24. В программе можно вести учет параллельно в нескольких организациях. Чтобы создать еще одну организацию, выберите пункт меню Сервис 􀃖 Другая организация и нажмите кнопку Создать новую Далее следуйте пошаговым указаниям мастера по созданию новой организации.

Рис. 25. Введите название новой организации

Рис. 26. При создании новой организации автоматически создается рабочий план счетов.

Рис. 27. Для удобства работы при создании новой организации можно перенести необходимые аналитические признаки в новую организацию.

Рис. 28. После сбора всех необходимых сведений программа готова к созданию новой организации.

Рис. 29. После создания новой организации необходимо ввести ее реквизиты.

Рис. 30. После завершения работы мастера создания новой организации программа откроет окно для заполнения сведений об организации. В заголовке окна вы увидите название новой организации.

В дальнейшем вы сможете переключаться между организациями и вести в них учет независимо друг от друга. Для этого выберите пункт меню Сервис 􀃖 Другая организация и в окне Список организации в БД выберите необходимую.

Рис. 32. Если вы начали работу с установки программы с демонстрационным примером, то у вас на компьютере есть база данных только одной организации – демонстрационной. В этом случае при выборе пункта меню Сервис 􀃖 Другая организация программа автоматически откроет мастер создания новой организации. Если вы хотите удалить ненужную базу данных из программы (например, демонстрационный пример), откройте то же меню, выберите организацию и нажмите пиктограмму (Удалить).

Планы счетов

В программе выберите пункт меню Бухгалтерия 􀃖Планы счетов. План счетов представляет собой иерархический список счетов/субсчетов. Любой счет может содержать или не содержать подчиненные субсчета. Если счет не содержит субсчетов, то в проводках используется шифр счета. Если субсчет имеет субсчета, то использовать шифр только синтетического счета нельзя, необходимо указывать конкретный субсчет.

Рис. 33. Справа отображаются характеристики выбранного счета/субсчета: код, наименование и активность. К счету/субсчету может быть привязана аналитика. Например, к субсчету 10.1 привязаны следующие аналитические признаки – Материалы и Места хранения. Причем аналитический учет по аналитическому признаку Материалы ведется и в натуральном (количественном) разрезе. Это означает, что при вводе проводки в корреспонденции с 10.1 вместе с суммой необходимо задать Место хранения (конкретный склад), Материал (выбрать из списка материалов) и количество. Кроме того, по счету 10.1 можно будет получить отчетность в разрезе Мест хранения (складов) по номенклатуре Материалов с отображением количества. Любой счет/субсчет может содержать неограниченное количество аналитических признаков. План счетов настраивается в начале финансового года и дальнейшему изменению не подлежит. Информация о возможности изменения выбранного счета/субсчета отображается в нижней части рабочей области. Однако добавление счетов и субсчетов допускается в любой момент эксплуатации. При изменении плана счетов пользователь должен самостоятельно позаботиться о привязке новых счетов к формам финансовой отчетности. Удаление счетов из плана допустимо производить только при настройке плана счетов в начале года (и при отсутствии по ним сальдо на начало нового отчетного периода). Для ведения бухгалтерского учета в организации используется типовой план счетов, утвержденный приказом Министерства финансов Российской Федерации от 31 октября 2001 г. № 94н с изменениями и дополнениями. Организации предоставлено право с учетом специфики деятельности вводить новые счета/субсчета в рабочий план счетов, утверждаемый на начало финансового года, используя свободные шифры счетов. Для этого пользователь может использовать функции меню Действия. Для добавления нового счета выберите мышью пункт Действия 􀃖Добавить счет с помощью мыши или использовав клавишу

Рис. 34. В предложенном окне заполните поля, отмеченные красной галочкой: • Шифр; • Наименование счета; • Активность счета. Далее нажмите кнопку Создать. В плане счетов появится строка с шифром и наименованием нового счета. Если вам необходимо создать к этому счету несколько субсчетов, повторите прежние действия с меню, выбрав пункт Действия 􀃖Добавить субсчет. Рис. 35. В предложенном окне заполните поля, отмеченные красной галочкой: • Наименование счета; • Активность счета. Поле Шифр автоматически будет заполнено шифром выбранного вами счета с нумерацией соответствующих субсчетов в порядке возрастания. Для автоматической привязки аналитических признаков, установленных к этому синтетическому счету, выставите флаг (􀁄) в поле «Копировать аналитику». Далее нажмите кнопку Создать. Для добавления субсчетов к уже существующим синтетическим счетам установите курсор на нужный вам счет и далее произведите уже описанные выше действия. В плане счетов появится строка с шифром и наименованием нового субсчета. Для удаления счетов/субсчетов установите курсор на выбранный вами счет/субсчет и выберите пункт Действия 􀃖Удалить с помощью мыши или кнопки .

Перед удалением выделенного элемента появится окно с запросом подтверждения на удаление элемента из плана счетов. Рис. 36. Обращаем ваше внимание на то, что манипуляции с изменением плана счетов могут отразиться на автоматическом заполнении форм бухгалтерской отчетности №№ 1 и 2. Алгоритмы их заполнения настроены на предлагаемый разработчиком типовой план счетов бухгалтерского учета. Если вы все-таки желаете использовать измененный план счетов, то необходимо обратиться к разработчику для индивидуальной настройки. В противном случае автоматическое заполнение этих форм может производиться некорректно, и вам необходимо обязательно проверять правильность заполнения этих отчетов.

Аналитические признаки

В программе выберите пункт меню Бухгалтерия 􀃖Аналитические признаки. Перечень аналитических признаков представляет собой иерархический список, допускающий неограниченное количество уровней иерархии. Для удобства разделы аналитических признаков Контрагенты, Сотрудники и Номенклатура выделены отдельными пунктами меню.

Рис. 37. Иерархическое дерево аналитических признаков состоит из «ветвей» и «листьев». Ветви дерева отображаются в левой части окна, листья – в правой, в виде таблицы. Для того чтобы просмотреть ее, установите курсор на конечную ветвь дерева аналитических признаков. Например, ветвь ТМЦ – Товары – Кондитерские изделия… заканчивается листьями Конфеты, Печенье, Шоколад. При составлении бухгалтерских проводок с использованием аналитических признаков необходимо задавать конечный элемент – «лист дерева». Для просмотра и редактирования данных конкретного аналитического признака откройте диалоговое окно с помощью пункта меню Действия 􀃖Изменить признак… или дважды щелкните по выбранной строке таблицы. Программа откроет соответствующее выбранному аналитическому признаку окно. При работе с аналитическими признаками пользователь может: • изменять форму представления аналитических признаков; • осуществлять их поиск; • добавлять новые значения аналитических признаков; • изменять значения аналитических признаков; • удалять значения аналитических признаков.

Форма представления аналитических признаков

Форма представления аналитических признаков в правой части таблицы настроена в программе по умолчанию. Например, для аналитического признака Номенклатура - ТМЦ – Товары это код, наименование, единица измерения и ставка НДС, а для аналитического признака Сотрудники это код, фамилия и инициалы, пол, виды работ, оклад и счет отнесения затрат для начисления заработной платы. Рис. 38. Пользователь может настраивать форму представления аналитических признаков. Для этого следует воспользоваться пунктом меню Действия 􀃖Сведения о представлении…

Рис. 39. В предложенном диалоговом окне пользователь может с помощью стрелок, расположенных на панели инструментов в середине окна, выбрать или удалить из базового представления набор полей, которые он хочет видеть. Выбранные поля переместятся в правую часть диалогового окна. Далее, манипулируя стрелками на панели инструментов справа, пользователь может установить желаемую последовательность отображения полей в таблице, иными словами, сформировать ее шапку. Для сохранения новой формы представления нажмите кнопку Применить. Если пользователь желает сохранить выбранный им вариант представления как базовый, к которому потом программа сможет вернуться, то необходимо нажать кнопку Сохранить как базовое. Для восстановления базового представления аналитического признака воспользуйтесь пунктом меню Действия 􀃖Вернуться к базовому представлению…

Поиск аналитических признаков

Для поиска нужного значения в меню программы выберите пункт Действия 􀃖Поиск.. или используйте пиктограмму , расположенную на панели инструментов. В предложенном окне выберите критерии поиска: • Где искать (элемент ветви дерева аналитических признаков) • Колонка (поля таблицы представления аналитического признака)

• Найти (конечный элемент, контекст поиска) Рис. 40. Затем нажмите кнопку Найти. Результаты поиска отобразятся в разделе «Результаты поиска» дерева аналитических признаков. Рис. 41. Если аналитический признак не найден, программа выдаст сообщение:

Добавить новое значение

Добавление новых значений аналитических классификаторов можно производить из модуля Бухгалтерия. Для этого выберите пункт меню Аналитические признаки. Затем Действия 􀃖 Новый раздел если вы хотите добавить раздел аналитических признаков Рис. 43. или Действия 􀃖Новый признак, если необходимо добавить только признак.

Рис. 44. В появившихся окнах заполните необходимые поля и нажмите кнопку Сохранить. Если вы добавляете новый признак к уже существующему разделу, установите предварительно курсор на нужном вам разделе. Программа автоматически откроет окно, соответствующее выбранному разделу, для Сотрудников это будет окно с полями заполнения данных о сотруднике, для Контрагентов – для записи данных о контрагенте, для нового Места хранения – с характеристиками места хранения и т.п.

Удалить значение

Если новый аналитический признак был создан ошибочно, то его можно удалить. Нежелательно удалять значения аналитических признаков, которые были использованы при оформлении первичных документов или в проводках. В иерархическом дереве аналитических признаков выберите конкретный аналитический признак, в меню программы выберите Действия 􀃖Удалить признак… Программа выдаст предупреждающее сообщение с запросом на подтверждение удаления. Нажмите кнопку Да , позиция товара будет удалена. Рис. 45. Можно удалить и целый раздел аналитических признаков. Для этого установите курсор на нужном разделе и выберите в меню Действия 􀃖Удалить раздел… Перед удалением раздела убедитесь, что внутри не содержатся подчиненные группы аналитических признаков, которые были задействованы в первичных документах или в проводках, ибо месте с разделом удаляются все подчиненные подразделы и значения аналитических признаков. Внимание: удаление корневых элементов дерева в программе невозможно, так как это может привести к сбоям в работе программы. При попытке удалить корневой элемент появится окно с предупреждением:

Рис. 46.

Изменить подчиненность

Кроме добавления и удаления значений аналитических признаков и разделов можно изменять их подчиненность. В иерархическом дереве аналитических признаков выберите конкретный аналитический признак (например, товар) или раздел, а в меню программы выберите Действия 􀃖 Переместить признак в... Откроется новое окно, в котором на дереве иерархии необходимо выбрать требуемую ветку и нажать кнопку Выбрать. Выбранный элемент (товар) будет перемещен в выбранную группу (товаров). Рис. 47. Внимание: перемещение аналитических признаков осуществляется в пределах одного раздела дерева аналитических признаков.

Восстановить ранее удаленный аналитический признак

Удаленные пользователем признаки перемещаются в раздел Удаленные. Для восстановления ранее удаленного элемента аналитических признаков воспользуйтесь меню Действия 􀃖Восстановить удаленный признак... Далее выберите раздел, в который вы хотите поместить удаленный признак, и нажмите кнопку Выбрать.

Принципы регистрации финансово-хозяйственной деятельности

В программе регистрируются бухгалтерские проводки и первичные документы. Все первичные документы делятся на входящие и исходящие. Первые создаются самой организацией, вторые – контрагентами (включая фискальные органы, вышестоящие организации, физические лица и др.). С точки зрения программного продукта разница между ними состоит в том, что входящие документы могут и не иметь печатных форм, а представляют собой окна ввода информации, необходимой для составления бухгалтерских проводок и/или разного рода отчетов. Проводки заносятся в виде хозяйственных операций в журнал хозяйственных операций: меню Бухгалтерия 􀃖Журнал хозяйственных операций. Документы заносятся в журнал документов: меню Бухгалтерия 􀃖Журнал документов. Для установления взаимосвязи с первичным документом в хозяйственной операции предусмотрено поле ссылки на документ

Хозяйственные операции

Для регистрации фактов хозяйственной деятельности в программу вводятся хозяйственные операции. Для упрощения обработки информации предусмотрен ввод типовых хозяйственных операций: меню Действия 􀃖Типовая операция. В типовой хозяйственной операции для ввода запрашиваются только переменные реквизиты проводок, стандартные реквизиты заполняются автоматически. Кроме того, в типовых операциях существует возможность настроить группы проводок, когда в хозяйственной операции необходимо сформировать несколько проводок. Для ручного ввода типовых операций используются предлагаемые программой шаблоны. Для работы с ними откройте журнал хозяйственных операций и выберите меню Действия 􀃖Типовая операция или Бухгалтерия 􀃖Типовая операция.

Рис. 48. Для удобства поиска необходимой типовой операции они сгруппированы в соответствии с участками бухгалтерского учета: • готовая продукция и товары; • закрытие оборотов; • касса; • материалы; • НДС; • оплата труда; • ОС • расчетный счет; • услуги; • учет реализации. В окне Выбор типовой операции, вы можете выбрать группу типовых операций и затем из выбранной группы операций шаблон самой операции, нажав кнопку Выбрать.

Рис. 49. Заполнив шаблон предложенной типовой операции и нажав на пиктограмму (Сохранить изменения), вы получите запись в журнале хозяйственных операций (одной или нескольких в соответствии с шаблоном.) Результатом этой типовой операции является запись в журнале хозяйственных операций. Можно создавать новые шаблоны типовых операций, редактировать или удалять уже существующие. Для этого откройте пункт меню Сервис 􀃖Шаблоны типовых операций и выберите шаблон для редактирования: Рис. 50.

Рис. 51. Рис. 52.

Журнал хозяйственных операций

Журнал хозяйственных операций предназначен для ввода, хранения и обработки первичной информации. Список операций представлен в табличной форме. Журнал хозяйственных операций содержит следующую информацию об операциях: • № (номер группы проводок); • дата; • содержание; • сумма; • документ. В нижней части окна отображается группа проводок, осуществленных в различных планах счетов, например бухгалтерском и налоговом. Она также представлена в виде таблицы и содержит следующие данные: • план счетов; • Дт (дебет); • Аналитика Дт (аналитические признаки по дебету счета); • Кт (дебет); • Аналитика Кт (аналитические __________признаки по кредиту счета); • Количество; • Сумма; • Содержание; • Документ. При вводе операций рекомендуется заполнять в окне группы операций все поля, в том числе содержание операции, проводки и документы. Для удобства работы программа предусматривает два режима отображения журнала хозяйственных операций: без проводок и с проводками: Глава 3 Начало работы с программным продуктом - 53 - Рис. 53. Рис. 54.

Для выбора режима отображения журнала воспользуйтесь пиктограммой «Переключить способ отображения проводок» на панели инструментов. Новая хозяйственная операция Для создания новой операции можно воспользоваться разделом меню "Действия" или вызвать контекстное меню правой кнопкой мыши (или с помощью клавиши ) выбрать пункт "Новая хозяйственная операция". Рис. 55. В появившемся диалоговом окне Группа проводок необходимо заполнить следующие поля: • Дата. По умолчанию проставляется текущая дата, значение поля можно отредактировать. • Сумма. • В поле Определяется необходимо выбрать вариант отображения суммы хозяйственной операции: 1. по сумме проводок (все введенные суммы проводок будут автоматически суммированы независимо от бухгалтерских записей по счетам); 2. по первой проводке (тогда в журнале хозяйственных операций будет отражена сумма первой проводки); 3. вручную (пользователь вводит любую произвольную сумму). • Дебет. Для указания дебета необходимо выбрать счёт из иерархического дерева счетов или ввести с клавиатуры. • Аналитика Дт. После заполнения поля Дт привязанные к счету/субсчету аналитические признаки можно выбрать из списка. При этом в поле Аналитика появятся красные галочки, количество которых будет соответствовать количеству привязанных к данному счету признаков, предварительно занесенных в справочник аналитических признаков. Если счет/субсчет не содержит таковых, то это поле не заполняется. • Кредит. Для указания кредита необходимо выбрать счёт из иерархического дерева счетов или ввести с клавиатуры, используя в качестве разделителя точку. При правильном заполнении кредита значение поля выделяется полужирным шрифтом. Глава 3 Начало работы с программным продуктом - 55 - • Аналитика Кт. После заполнения поля Кт привязанные к счету/субсчету аналитические признаки можно выбрать из списка. При этом в поле Аналитика появятся красные галочки, количество которых будет соответствовать количеству привязанных к данному счету признаков, предварительно занесенных в справочник аналитических признаков. Если счет/субсчет не содержит таковых, то это поле не заполняется. • Содержание • Документ. Для указания документа-основания необходимо выбрать документ из журнала документов. • Статьи бюджета. Колонка «Статьи бюджета» используется в модуле «Бюджетирование» для ввода данных по исполнению бюджета. Подробнее о заполнении этой колонки смотрите в описании модуля «Бюджетирование». После заполнения полей диалогового окна и подтверждения действия нажатием на пиктограмму (Сохранить изменения) операция появится в журнале хозяйственных операций. Сторнировать хозяйственную операцию Для сторнирования хозяйственной операции необходимо выбрать курсором запись в журнале хозяйственных операций и воспользоваться разделом меню Действия или вызвать контекстное меню правой кнопкой мыши, в котором выбрать пункт Сторнировать хозяйственную операцию. Программа откроет окно с группой проводок, поля которых будут заполнены по умолчанию следующим образом: • копии бухгалтерских проводок выбранной операции; • суммы в виде сторно (в программе ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ они отражаются суммами с минусом); • текущая дата. Поле Содержание/Документ заполнено не будет (за исключением слова «Сторно:» в его начале). Далее пользователь может отредактировать данные и записать операцию в журнал. При формировании сторнировочных записей вручную перед набором суммы на клавиатуре нажмите знак «-». Рис. 56.

Редактировать хозяйственную операцию Для редактирования хозяйственной операции необходимо выбрать операцию в журнале и воспользоваться разделом меню Действия или вызвать контекстное меню правой кнопкой мыши, в котором выбрать пункт Редактировать хозяйственную операцию. Для редактирования хозяйственной операции программа откроет соответствующий первичный документ или окно Группа проводок. Удалить хозяйственную операцию Для удаления хозяйственной операции необходимо выбрать операцию в журнале и воспользоваться разделом меню Действия или вызвать контекстное меню правой кнопкой мыши, в котором выбрать пункт Удалить хозяйственную операцию. Перед удалением операции появится окно с запросом на подтверждение удаления. Рис. 57. Фильтры журнала хозяйственных операций Для удобства работы с журналом, например, для поиска нужных операций, можно отфильтровывать хозяйственные операции, необходимые пользователю для работы. Для выбора параметров фильтра нажмите пиктограмму «Задать фильтр», расположенную на панели инструментов. Рис. 58.

В предложенном диалоговом окне пользователь может отобрать необходимые хозяйственные операции (проводки) по: • содержанию хозяйственной операции/проводки; • типу документа; • документу-основанию хозяйственной операции/проводки; • пользователю, добавившему хозяйственную операцию; • по диапазону сумм; • счету/субсчету (по дебету или кредиту, или весь); • аналитическим признакам. Добавление или удаление строки для выбора счета (или субсчета) осуществляется с помощью контекстного меню, вызываемого правой кнопкой мыши. После этого нажмите кнопку Применить. Программа выведет сформированный журнал за выбранный вами период на экран компьютера, отобразив все группы проводок, в которых присутствуют операции с выбранными вами признаками. (Например, по счету 70 «Расчеты с персоналом") Рис. 59. Для сохранения параметров текущего фильтра журнала хозяйственных операций нажмите пиктограмму . Для выбора новых параметров нажмите кнопку Очистить фильтр. Для возврата к прежним параметрам отображения журнала нажмите кнопку Сброс.

Печать журнала хозяйственных операций Для печати журнала хозяйственных операций воспользуйтесь пиктограммой на панели инструментов. В открывшемся окне можно выбрать параметры фильтра журнала для печати, пользуясь вкладками: Основные параметры (план счетов, временной период, группировка и вывод аналитики), Фильтр (содержание хозяйственной операции, тип документа, документ-основание, пользователь, исключить отфильтрованные операции), Счет/субсчет, Аналитические признаки. Рис. 60. После этого нажмите кнопку Получить. Программа выведет сформированный журнал за выбранный вами период на экран компьютера, отобразив все группы проводок.

Рис. 61. Если вы желаете получить распечатку журнала с аналитическими признаками по всем счетам, установите флажок (􀁄) в поле Выводить аналитику. В этом случае программа сформирует журнал с дополнительными графами.

Рис. 62.

Документы

Для документирования фактов хозяйственной деятельности с помощью первичных документов в программе предусмотрено меню Документы: платежные поручения, кассовые документы, счета- фактуры и т.д. Заполненный документ сохраняется в журнале документов. Его можно распечатать на принтере. В дальнейшем, при оформлении хозяйственных операций, на документ можно будет сделать ссылку. Для удобства работы торговых организаций с большими массивами документов, отражающих движение ТМЦ, для накладных был создан отдельный журнал. В некоторых документах предусмотрено формирование типовых хозяйственных операций. В этом случае большинство реквизитов проводок заполняются из документа, и автоматически устанавливается связь между первичным документом и хозяйственной операцией.

Журнал документов

Журнал документов предназначен для ввода, хранения и обработки документов и представлен в виде таблицы.

Рис. 63. В последних колонках журнала документов выводится информация о проведении документов по разным модулям. Одна колонка соответствует одному модулю (Бух, Скл, ЗиК). Зеленый флажок означает, что документ проведен по модулю. Существуют следующие фильтры для выбора документов: • По дате. Можно указать некоторый период, выбрав значение периода из предложенных (сегодня, вчера, текущая неделя, текущий месяц и т.д.) или задать произвольный промежуток времени, указав начало и конец периода. • По контрагенту. Можно отобрать документы по выбранному контрагенту. • По входящим/исходящим. Можно выбирать, какие документы будут показаны, все, или только входящие, или только исходящие документы. • По типам документов. Можно также отображать документы только определенного типа (авансовые отчеты, выставленные счета-фактуры, платежные ведомости и т.д.). Если вы желаете отобразить удалённые документы в журнале документов, установите флажок (􀁄) в поле Удалённые. Для поиска документов можно использовать поиск по номеру документа. Для этого наберите в поле Поиск номер документа и нажмите на пиктограмму (Искать). Нажатие на кнопку Сброс приводит к сбросу установленных фильтров для выбора документов. Создать новый документ Для создания нового документа следует воспользоваться разделом меню Действия или вызвать контекстное меню правой кнопкой мыши, в котором выбрать пункт Создать новый документ.

Редактировать документ Для редактирования документа можно воспользоваться разделом меню Действия или вызвать контекстное меню правой кнопкой мыши, в котором выбрать пункт Редактировать… Примечание: для редактирования документов открывается только одно диалоговое окно. Если открыть несколько окон с одним и тем же документом, то в остальных он будет доступен только для чтения. Копировать документ Для копирования документа воспользуйтесь разделом меню Действия или вызовите контекстное меню правой кнопкой мыши, в котором есть пункт Копировать документ. Созданная копия документа по умолчанию заполняется текущей датой и текущим номером. Далее документ можно отредактировать и сохранить. Удалить документ Для удаления документа следует воспользоваться разделом меню Действия или вызвать контекстное меню правой кнопкой мыши, в котором выбрать пункт Удалить. Действие Удалить не приводит к физическому удалению документа из базы данных, документ станет недоступен для пользователя. Если вы хотите видеть удалённые документы, поставьте флажок (􀁄) в поле Удалённые на панели инструментов Журнала документов. Восстановить Для восстановления документа необходимо выбрать удалённый документ, после чего воспользоваться разделом меню Действия или вызвать контекстное меню правой кнопкой мыши, в котором выбрать пункт Восстановить. Связанные документы Этот пункт меню предназначен для поиска документов, созданных на основании других документов (например, счетов-фактур, созданных на основании накладной). Программа дает возможность просматривать документы, созданные на основании других документов. На основании счета может быть создана расходная накладная, на основании расходной накладной – выставленный счет-фактура. В демонстрационном примере на основании расходных накладных создавались выставленные счета-фактуры. Для просмотра связанного документа в журнале накладных выберите накладную (например, расходная накладная № 21 от 27.02.06), откройте закладку Связанные документы…

Рис. 64. В нашем примере на основе расходной накладной был создан выставленный счет-фактура № 19 от 27.02.06. Его можно открыть для просмотра и редактирования из представленного дерева. Сама же расходная накладная была создана на основании счета № 6 от 07.02.06. Кроме того, связанные документы можно просмотреть непосредственно из журнала документов, воспользовавшись пунктом меню Действия 􀃖Связанные документы, или открыть интерфейс с деревом связанных документов с помощью контекстного меню: Рис. 65. Для удобства работы торговых организаций с большими объемами накладных выделен отдельно в меню Журнал накладных. В нем можно использовать фильтры для выбора нужных накладных: • По документам. Можно отображать документы только определенного типа (приход, расход или все).

• По контрагенту. Отобразятся документы, относящиеся к выбранному контрагенту; • По дате. Для поиска документов можно использовать поиск по номеру документа. Для этого наберите в поле Поиск номер для поиска и нажмите на пиктограмму (Искать). Нажатие на кнопку Сброс приводит к сбросу установленных фильтров для выбора накладных.