Практическое руководство к программе автоматизации бухгалтерского и управленческого учета предприятия

Практическое руководство к программе автоматизации бухгалтерского и управленческого учета предприятия

УСТАНОВКА ОДНОПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКОЙ ВЕРСИИ ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ

Программный продукт ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ предназначен для работы в операционной системе Windows. Убедитесь, что ваш компьютер соответствует требованиям, указанным в технической документации (на упаковке).

Установите в компьютер компакт-диск ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ. На экране автоматически появится окно установки. Для установки программы ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ нажмите на кнопку «Установить ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ».

После этого стартует программа установки, которая проверит на вашем компьютере установленные компоненты и выдаст на экран приглашение. Для установки программы нажмите Далее > и следуйте инструкциям, которые выдаются на экран. Рис. 1. Ознакомьтесь с лицензионным соглашением. Если вы согласны выполнять условия соглашения, выберите Я согласен. После чего получите возможность продолжить установку программы.

Рис. 2.

В окне Ввод системной информации выберите вариант Установка новой версии с демонстрационным примером, если вы ставите программу впервые, или Установка новой версии с сохранением имеющихся данных, если вы хотите обновить версию, оставив имеющиеся данные, после чего нажмите кнопку Далее >. Для защиты базы данных от несанкционированного доступа поставьте флаг в поле Использовать защиту базы данных от несанкционированного доступа, после чего введите пароль администратора базы данных в поле Пароль и подтверждение пароля в поле Подтверждение пароля.

Рис. 3.

В окне Информация о пользователе можно указать имя пользователя и название вашей организации. После ввода информации нажмите Далее > .

Рис. 4. В окне Информация о папках требуется задать целевой каталог для установки и нажать кнопку Далее > .

Рис. 5. В окне Подтверждение установки отображаются выбранные параметры установки программы. Если вы хотите поменять какие-либо данные, нажмите < Назад , если всё указано верно, нажмите Далее > . После чего начнётся установка программного продукта. В любой момент пользователь может отменить установку программного продукта ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ, нажав кнопку Отмена.

Рис. 6. После успешной установки программного продукта и необходимых компонентов программа установки завершает работу. Чтобы запустить ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ, поставьте флаг (􀁄) в соответствующее поле, после чего нажмите Закрыть. Для последующей работы с программой на рабочем столе вашего компьютера будет создан ярлык с наименованием ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ.

Рис. 7. При запуске программы ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ запрашивается имя пользователя и пароль. Если на этапе установки вы не задали пароль, то вводить ничего не нужно, нажмите кнопку Выбрать.

Установка многопользовательской версии ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ

Многопользовательская версия программного продукта ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ предназначена для автоматизации финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Программный продукт создан по трехзвенной клиент-серверной архитектуре. В качестве сервера базы данных может использоваться MS Jet - бесплатно распространяемый продукт компании Microsoft, устанавливается вместе с программой или MS SQL Server 2000 и выше, устанавливается самостоятельно. Также в качестве сервера баз данных возможно использование MSDE. Убедитесь, что ваш компьютер соответствует требованиям, указанным в технической документации (на упаковке). Установка производится в следующем порядке: 1. Установка сервера базы данных. 1.1. Если Вы намерены использовать программный продукт ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ совместно с MS Jet (ядро базы данных, которое используется как основа для СУБД Access), то дополнительных настроек не потребуется. 1.2. Если Вы намерены использовать программный продукт ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ на основе MS SQL Server, то вам потребуется установить сначала сервер базы данных MS SQL Server. Установка сервера базы данных MS SQL Server производится согласно справочной системе к MS SQL Server. Дополнительные изменения в настройках по умолчанию не требуются. Подробнее об установке MS SQL Server смотрите в справочной системе, которая находится на установочном диске MS SQL Server. 2. Установка серверной части программного продукта ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ. 3. Установка необходимого количества клиентских частей программы ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ (согласно закупленным лицензиям).

Установка серверной части

Установите в компьютер компакт-диск ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ. На экране автоматически появится окно установки. Для установки программы ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ нажмите на кнопку «Установить ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ».

Рис. 9.

После этого стартует программа установки серверной части, которая проверит на вашем компьютере установленные компоненты и выдаст на экран приглашение. Для установки программы нажмите Далее > и следуйте инструкциям, которые выдаются на экран.

Рис. 10. Ознакомьтесь с лицензионным соглашением. Если вы согласны выполнять условия соглашения, выберите Я согласен. После чего получите возможность продолжить установку программы.

Рис. 11. В окне Настройка сервера БД В процессе установки есть возможность выбора сервера базы данных. При использовании MS SQL Server заполните соответствующие поля: • Имя SQL сервера. Если сервер базы данных установлен на том же компьютере, на котором производится установка серверной части программного продукта ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ - оставьте имя local. • Имя БД. По умолчанию имя создаваемой базы данных – ВС, если такая база данных уже существует, то вы можете изменить заданное по умолчанию имя на другое. • Логин и пароль администратора. Для установки сервера программы ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ необходим доступ к серверу SQL Server c правами администратора, задайте имя (Login) и пароль (Password) пользователя MS SQL c правами администратора (уточните у администратора SQL Server). При использовании MS Jet установите переключатель в положение Jet (все необходимые компоненты установятся автоматически). Для доступа к серверной части посредством протокола TCP/IP необходим постоянный IP адрес компьютера, на котором установлен сервер программы ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ. При запуске программы установки адрес для текущего компьютера определяется автоматически и подставляется в соответствующее поле. При этом он может быть изменен вручную в случае особых требований к конфигурации локальной сети. Для доступа клиентской части программного продукта к серверной части необходима установка номера порта. По умолчанию используется порт 5001, в случае особых требований к конфигурации локальной сети, номер порта может быть изменен (информацию о доступных портах уточните у Вашего технического специалиста).

Рис. 12. В окне Ввод системной информации выберите вариант Установка новой версии с демонстрационным примером, если вы ставите программу впервые, или Установка новой версии с сохранением имеющихся данных, если вы хотите обновить версию, оставив имеющиеся данные, после чего нажмите кнопку Далее >. Для защиты базы данных от несанкционированного доступа поставьте флаг в поле Использовать защиту базы данных от несанкционированного доступа, после чего введите пароль администратора базы данных в поле Пароль и подтверждение пароля в поле Подтверждение пароля.

Рис. 13. В окне Информация о папках требуется задать целевой каталог для установки и нажать кнопку Далее > . Обратите внимание, что дистрибутив клиентской части программы ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ будет размещен в указанной вами директории в папке BCClientSetup.

В окне Подтверждение установки отображаются выбранные параметры установки программы. Если вы хотите поменять какие-либо данные, нажмите < Назад , если всё указано верно, нажмите Далее > . После чего начнётся установка программного продукта. В любой момент пользователь может отменить установку программного продукта ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ, нажав кнопку Отмена.

После успешной установки программного продукта и необходимых компонентов программа установки завершает работу. Чтобы запустить сервер ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ, поставьте флаг (􀁄) в соответствующее поле, после чего нажмите Закрыть.

Рис. 16.

Установка клиентской части

Для установки клиентской части программного продукта ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ выполните следующие действия: Из папки BCClientSetup, находящейся в директории, указанной вами при установке серверной части, скопируйте все находящиеся там файлы на компьютер, где планируется установить клиентскую часть. Замечание: Вы можете открыть доступ к этой папке для чтения с нужного компьютера, и провести установку с сетевого устройства. Запустите файл Setup.exe. После этого стартует программа установки клиентской части, которая проверит на вашем компьютере установленные компоненты и выдаст на экран приглашение. Для установки программы нажмите Далее > и следуйте инструкциям, которые выдаются на экран.

Рис. 17. В окне Информация о папках требуется задать целевой каталог для установки и нажать кнопку Далее > .

Рис. 18. После успешной установки программного продукта и необходимых компонентов программа установки завершает работу. Чтобы запустить ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ, поставьте флаг (􀁄) в соответствующее поле, после чего нажмите Закрыть. Для последующей работы с программой на рабочем столе вашего компьютера будет создан ярлык с наименованием ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ.

Рис. 19. При запуске программы ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ запрашивается имя пользователя и пароль. Если на этапе установки вы не задали пароль, то вводить ничего не нужно, нажмите кнопку Выбрать.

НАЧАЛО РАБОТЫ С ПРОГРАММНЫМ ПРОДУКТОМ

Общие принципы работы

Программа предназначена для работы в операционной системе Windows. Если работа в среде Windows у вас не вызывает затруднений, то этот раздел можно пропустить. На Рис. 21. изображено окно программы в режиме Сведения об организации. В верхней части экрана находится главное меню программы: • Документы – меню для оформления первичных документов; • Действия – меню допустимых действий активного модуля; • Бухгалтерия – меню модуля Бухгалтерия; • Склад – меню модуля Склад; • Торговля – меню модуля Торговля; • Управленческий учет – общее меню для модулей Управленческий учет и Бюджетирование; • Зарплата и кадры – меню модуля Зарплата и Кадры; • Бизнес-процессы – меню модуля Бизнес-процессы; • Отчеты – меню для формирования отчетных документов; • Сервис – меню для установки системных настроек; • Помощь – меню для выбора электронной документации и информации о программе. Для работы с главным меню программы можно воспользоваться мышью или клавиатурой. При работе с меню с помощью клавиатуры нажмите клавишу <F10> или <Alt>, затем при помощи клавиш-стрелок выберите нужный пункт меню и нажмите клавишу <Enter>. Если некоторые пункты меню отображаются серым цветом, значит, в данном режиме они недоступны. Вместе с меню в верхней части экрана располагается ряд пиктограмм. Каждая пиктограмма связана с конкретной функцией программы. При наведении курсора на пиктограмму рядом появляется подсказка – наименование выполняемой функции. Часть пиктограмм отображается в полном цвете – это активные пиктограммы, а часть – серым цветом, это значит, что в данный момент функция недоступна. Например, после внесения изменений в сведения об организации активизируется пиктограмма (Сохранить изменения). После сохранения данных пиктограмма снова становится неактивной.

Рис. 21. В большинстве окон программы на панели инструментов расположена пиктограмма с изображением вопросительного знака – это вызов помощи. Нажав на нее, вы откроете электронную документацию, в которой описывается порядок действий пользователя в данной ситуации. Аналогично вызов помощи производится при нажатии клавиши <F1>. Электронная документация содержит информацию по всем разделам работы с программой. В рабочей области программы отображается обрабатываемая информация. Например, при работе со сведениями об организации слева отображаются разделы и подразделы данных, справа – собственно данные. Если раздел содержит подразделы, то он отображается со знаком [+]. Щелкнув по нему мышкой, вы откроете перечень подразделов, знак [+] изменится на [–]. Чтобы скрыть подразделы, нажмите на знак [–]. Выбрать нужный раздел/подраздел можно также при помощи клавиатуры: ← ↑ → ↓ – выбор раздела/подраздела; <Alt> + <Home> – первый раздел; <Alt> + <End> – последний раздел/подраздел; <+> (на цифровой клавиатуре) – открыть подразделы; <–> (на цифровой клавиатуре) – скрыть подразделы. В рабочей области программы отображаются поля данных. Если в поле справа имеется кнопка- стрелка, значение поля можно выбрать из выпадающего списка (Рис. 21. – поле Организационная форма). Если поле выделено серым цветом, оно недоступно для редактирования (см. Рис. 21. – поле Фактический адрес). Чтобы отредактировать информацию, выберите мышью требуемое поле, введите данные, затем для сохранения изменений нажмите пиктограмму . Все действия с полями можно выполнить с клавиатуры: <Tab> – переход в следующее поле;

Сведения об организации

Для того чтобы в документах автоматически заполнялись реквизиты титульных листов и шапок, необходимо заполнить поля окна Сведения об организации. В программе выберите пункт меню Сервис 􀃖 Сведения об организации. Откроется окно с данными демонстрационной организации (Рис. 21.). Выбирая поочередно каждый раздел/подраздел в левой части рабочей области программы, можно просмотреть все сведения о демонстрационной организации:

• наименование;
• организационная форма;
• юридический и фактический адреса;
• ОГРН;
• сведения о регистрации в ФНС и других внебюджетных фондах;
• коды статистики и виды деятельности;
• сведения о руководителе и главном бухгалтере;
• реквизиты счетов в банках;
• планы счетов;
• модули;
• пользователи.

Организация может иметь несколько расчетных счетов. В пункте меню Действия 􀃖 Новый расчетный счет можно создать новый банковский счет. Заполнением полей окна вводятся платежные реквизиты по всем банковским счетам. Для автоматического заполнения первичных документов, требующих банковских реквизитов, по умолчанию данными основного расчетного счета, поставьте флаг (􀁄) в соответствующем поле. Рис. 23.

Рис. 23. Кроме рабочего плана счетов для бухгалтерского учета организация может иметь план счетов для управленческого учета, для налогового учета, для учета по международным стандартам и т.д. В пункте меню Действия 􀃖 Новый план счетов можно ввести дополнительный план счетов. Здесь задается только перечень систем учета. Настройка планов счетов описана ниже.

Рис. 24. В программе можно вести учет параллельно в нескольких организациях. Чтобы создать еще одну организацию, выберите пункт меню Сервис 􀃖 Другая организация и нажмите кнопку Создать новую Далее следуйте пошаговым указаниям мастера по созданию новой организации.

Рис. 25. Введите название новой организации

Рис. 26. При создании новой организации автоматически создается рабочий план счетов.

Рис. 27. Для удобства работы при создании новой организации можно перенести необходимые аналитические признаки в новую организацию.

Рис. 28. После сбора всех необходимых сведений программа готова к созданию новой организации.

Рис. 29. После создания новой организации необходимо ввести ее реквизиты.

Рис. 30. После завершения работы мастера создания новой организации программа откроет окно для заполнения сведений об организации. В заголовке окна вы увидите название новой организации.

В дальнейшем вы сможете переключаться между организациями и вести в них учет независимо друг от друга. Для этого выберите пункт меню Сервис 􀃖 Другая организация и в окне Список организации в БД выберите необходимую.

Рис. 32. Если вы начали работу с установки программы с демонстрационным примером, то у вас на компьютере есть база данных только одной организации – демонстрационной. В этом случае при выборе пункта меню Сервис 􀃖 Другая организация программа автоматически откроет мастер создания новой организации. Если вы хотите удалить ненужную базу данных из программы (например, демонстрационный пример), откройте то же меню, выберите организацию и нажмите пиктограмму (Удалить).

Планы счетов

В программе выберите пункт меню Бухгалтерия 􀃖Планы счетов. План счетов представляет собой иерархический список счетов/субсчетов. Любой счет может содержать или не содержать подчиненные субсчета. Если счет не содержит субсчетов, то в проводках используется шифр счета. Если субсчет имеет субсчета, то использовать шифр только синтетического счета нельзя, необходимо указывать конкретный субсчет.

Рис. 33. Справа отображаются характеристики выбранного счета/субсчета: код, наименование и активность. К счету/субсчету может быть привязана аналитика. Например, к субсчету 10.1 привязаны следующие аналитические признаки – Материалы и Места хранения. Причем аналитический учет по аналитическому признаку Материалы ведется и в натуральном (количественном) разрезе. Это означает, что при вводе проводки в корреспонденции с 10.1 вместе с суммой необходимо задать Место хранения (конкретный склад), Материал (выбрать из списка материалов) и количество. Кроме того, по счету 10.1 можно будет получить отчетность в разрезе Мест хранения (складов) по номенклатуре Материалов с отображением количества. Любой счет/субсчет может содержать неограниченное количество аналитических признаков. План счетов настраивается в начале финансового года и дальнейшему изменению не подлежит. Информация о возможности изменения выбранного счета/субсчета отображается в нижней части рабочей области. Однако добавление счетов и субсчетов допускается в любой момент эксплуатации. При изменении плана счетов пользователь должен самостоятельно позаботиться о привязке новых счетов к формам финансовой отчетности. Удаление счетов из плана допустимо производить только при настройке плана счетов в начале года (и при отсутствии по ним сальдо на начало нового отчетного периода). Для ведения бухгалтерского учета в организации используется типовой план счетов, утвержденный приказом Министерства финансов Российской Федерации от 31 октября 2001 г. № 94н с изменениями и дополнениями. Организации предоставлено право с учетом специфики деятельности вводить новые счета/субсчета в рабочий план счетов, утверждаемый на начало финансового года, используя свободные шифры счетов. Для этого пользователь может использовать функции меню Действия. Для добавления нового счета выберите мышью пункт Действия 􀃖Добавить счет с помощью мыши или использовав клавишу